Müəllif: Fəqan Həsənzadə, PMP®
Layihə idarəetməsi bu gün yalnız biznes və texnologiya sahələrinin deyil, səhiyyə sektorunun da vacib idarəetmə istiqamətlərindən birinə çevrilib. Xüsusilə səhiyyə müəssisələrində həyata keçirilən layihələr həm çoxsaylı maraqlı tərəflərin iştirakını, həm də yüksək məsuliyyət və dəqiqlik tələb edir.
Təcrübəmdə gördüyüm əsas məqamlardan biri budur ki, layihənin uğuru yalnız onun vaxtında və büdcə çərçivəsində tamamlanması ilə ölçülməməlidir. Əsas məsələ layihənin təşkilata və son nəticədə pasiyentə hansı dəyəri yaratmasıdır.
Bəs layihənin düzgün idarə olunması üçün hansı məqamlar nəzərə alınmalıdır?
- Məqsəd aydın müəyyən edilməlidir
Hər bir layihə konkret ehtiyacdan yaranmalıdır. Layihəyə başlamazdan əvvəl “Nə edəcəyik?” sualından daha vacib olan “Nə üçün edirik?” sualıdır.
Məqsəd aydın olmadıqda layihənin əhatə dairəsi genişlənə, resurslar düzgün bölüşdürülməyə və komanda əsas nəticədən uzaqlaşa bilər.
- Layihənin əhatə dairəsi müəyyənləşdirilməlidir
Layihənin hansı işləri əhatə etdiyi və hansı işlərin layihədən kənarda qaldığı başlanğıc mərhələsində dəqiq müəyyən edilməlidir.
Bu, xüsusilə mürəkkəb layihələrdə “scope creep” – yəni layihənin əhatə dairəsinin nəzarətsiz şəkildə genişlənməsi riskini azaltmağa kömək edir.
- Düzgün komanda formalaşdırılmalıdır
Layihənin uğuru təkcə layihə rəhbərindən asılı deyil. Düzgün kompetensiyalara malik komandanın formalaşdırılması əsas şərtlərdən biridir.
Səhiyyə layihələrində isə multidissiplinar komanda yanaşması daha böyük əhəmiyyət daşıyır. Həkimlər, tibb bacıları, inzibati heyət, İT, maliyyə və digər struktur bölmələrin əməkdaşlığı layihənin nəticəsinə birbaşa təsir edə bilər.
- Maraqlı tərəflər düzgün idarə olunmalıdır
Layihənin nəticəsindən təsirlənən və ya layihəyə təsir göstərə bilən bütün tərəflərin gözləntiləri əvvəlcədən müəyyən edilməlidir.
Effektiv kommunikasiya və maraqlı tərəflərlə düzgün münasibət layihənin qarşılaşa biləcəyi bir çox problemlərin qarşısını əvvəlcədən almağa imkan verir.
Çünki layihələr bəzən texniki səbəblərdən deyil, **kommunikasiya çatışmazlığından** uğursuz olur.
- Risklər layihənin əvvəlindən idarə edilməlidir
Risk idarəetməsi problem yarandıqdan sonra reaksiya vermək deyil. Potensial riskləri əvvəlcədən müəyyən etmək, onların layihəyə mümkün təsirini qiymətləndirmək və uyğun cavab tədbirlərini planlaşdırmaqdır.
Səhiyyədə bu məsələ daha da əhəmiyyətlidir. Çünki bəzi layihələrdə yaranan risklər yalnız vaxt və büdcəyə deyil, xidmət keyfiyyətinə və pasiyent təhlükəsizliyinə də təsir göstərə bilər.
- Kommunikasiya layihənin əsas elementlərindən biri olmalıdır
Layihə komandasında hər kəs nə etdiyini, nə üçün etdiyini və nəticənin nə zaman gözlənildiyini bilməlidir.
Bunun üçün layihənin əvvəlindən kommunikasiya planı hazırlanmalı, məlumatın kimə, nə zaman və hansı formada çatdırılacağı müəyyən edilməlidir.
Yaxşı layihə rəhbəri hər işi özü görən şəxs deyil. Doğru işi doğru insana həvalə edən və komandanı ümumi məqsəd ətrafında birləşdirən şəxsdir.
- Fəaliyyətə deyil, nəticəyə fokuslanmaq lazımdır
Layihənin bütün planlaşdırılan fəaliyyətlərinin həyata keçirilməsi onun uğurlu olması demək deyil.
Əsas sual belə olmalıdır:
“Layihə nəticəsində nə dəyişdi?”
Məsələn, xəstəxanada yeni bir informasiya sisteminin tətbiqi layihənin sonu deyil. Əsas nəticə həmin sistemin iş proseslərini necə dəyişdirməsi, məlumatların idarə olunmasını necə yaxşılaşdırması, əməkdaşların işini nə qədər asanlaşdırması və pasiyent təcrübəsinə hansı təsiri göstərməsidir.
- Dəyişikliklərin idarə olunması nəzərə alınmalıdır
Yeni sistemin, prosesin və ya idarəetmə modelinin tətbiqi insanlardan yeni yanaşmaya uyğunlaşmağı tələb edir.
Bu səbəbdən layihənin texniki tərəfi qədər insan faktorunun da idarə olunması vacibdir.
İşçilər dəyişiklik haqqında məlumatlandırılmalı, yeni prosesə uyğun hazırlanmalı və dəyişiklikdən sonra lazımi dəstək göstərilməlidir.
- Nəticələr ölçülməlidir
“Layihəni uğurla tamamladıq” demək üçün konkret göstəricilər olmalıdır.
Layihənin əvvəlində müəyyən edilmiş KPI-lar vasitəsilə nəticələr ölçülməli və layihənin qarşıya qoyulan məqsədlərə nə dərəcədə çatdığı qiymətləndirilməlidir.
Vaxt, büdcə və əhatə dairəsi ilə yanaşı, səhiyyə layihələrində xidmət keyfiyyəti, pasiyent məmnuniyyəti, əməliyyat səmərəliliyi və digər nəticə göstəriciləri də nəzərə alınmalıdır.
- Layihənin davamlılığı təmin edilməlidir
Layihənin yekun hesabatının hazırlanması onun tam başa çatdığı anlamına gəlmir.
Əgər layihə çərçivəsində yaradılmış yeni sistem və ya proses bir müddət sonra əvvəlki vəziyyətə qayıdırsa, layihənin uzunmüddətli təsiri təmin edilməyib.
Bu səbəbdən layihənin nəticələrinin təşkilatın gündəlik fəaliyyətinə inteqrasiyası və davamlı monitorinq mexanizmlərinin yaradılması vacibdir.
Layihə idarəetməsi yalnız plan, büdcə, zaman və resursların idarə olunmasından ibarət deyil. Uğurlu layihə rəhbəri eyni zamanda insanları, gözləntiləri, riskləri, dəyişiklikləri və yaradılacaq dəyəri idarə etməyi bacarmalıdır.
Xüsusilə səhiyyə sektorunda layihələrin düzgün idarə olunması daha böyük məsuliyyət tələb edir. Çünki burada həyata keçirilən hər bir dəyişiklik təşkilatın fəaliyyətinə, xidmət keyfiyyətinə və nəticədə pasiyentlərin təcrübəsinə təsir göstərə bilər.
Mənim üçün düzgün layihə idarəetməsinin əsas prinsipi budur:
Layihənin uğuru onu başa çatdırmaq deyil, layihə vasitəsilə davamlı və ölçülə bilən dəyər yaratmaqdır.
Fəqan Həsənzadə
